¿Tienes que hacer envíos habitualmente en tu empresa o almacén? Tómate dos minutos para repasar cuál es la forma de etiquetar un envío correctamente para evitar que se retrase, o se produzcan entregas fallidas o incluso pérdidas.
Porque aún se registran demasiadas incidencias que se podrían evitar fácilmente: basta con prestar atención al etiquetado, aportar los datos correctos y señalizar los envíos de la manera adecuada.
Y todo ello está en manos del remitente. Por tanto, ¿hacemos ese repaso?
Te contamos lo principal a tener en cuenta.
La importancia de las etiquetas de envío
La etiqueta de envío es una parte fundamental del embalaje, que contiene toda la información necesaria para que el paquete llegue al destino correcto dentro de las fechas previstas.
En el sector logístico, las etiquetas son fundamentales. Ten en cuenta que, en el momento en el que un paquete es depositado para su expedición, pasa a formar parte de un engranaje en el que todo tiene que funcionar de manera perfecta.
Y eso solo es posible si el etiquetado contiene los datos necesarios y está colocado en lugar bien visible, sin que pueda dar lugar a confusiones.
Hoy en día, lo habitual es que al contratar los servicios de una empresa de mensajería o un transportista, su sistema genere la etiqueta adecuada.
Lo hará con un software específico para esa labor, y la etiqueta incluirá tanto información escrita con caracteres, para que cualquiera pueda verificar la información, como algún sistema de lectura rápida, como por ejemplo un código de barras.
Por tanto, en una etiqueta de envío generada automáticamente verás, aparte de los datos de remitente y destinatario que has facilitado, otras indicaciones (variables según el sistema utilizado por el transportista). Por ejemplo:
- Un código de ruta con los datos para el transportista.
- Un número de seguimiento, que también se suele facilitar al cliente para que pueda saber en todo momento dónde se encuentra su envío.
- Un indicativo del tipo de envío: si es ordinario, urgente, 24 horas, etc.
No obstante, y aunque el transportista te indicará qué datos necesita, no está demás conocer qué tienes que tener en cuenta para facilitarle la tarea y, sobre todo, que no haya problemas para hacer la entrega.
>> Lee esto si quieres saber cómo elegir a tu transportista ideal.
¿Conoces los principales tipos de etiquetas? Son estos
En función de la información que contengan, hay diferentes tipos de etiquetas que se pueden usar para señalizar el envío:
1. Etiquetas postales
Son las más sencillas. Contienen la información básica del destinatario y el remitente, por si fuese necesario hacer una devolución.
2. Etiquetas con instrucciones de manejo
¿Tu paquete contiene un elemento frágil? ¿Documentos que no se pueden doblar? ¿Es importante que no se le dé la vuelta?
No hay problema, siempre que coloques la etiqueta adecuada: “Frágil”, “No doblar”, “Siempre de pie”, en esos casos.
Todas estas especificaciones son importantes para que se manipule con las precauciones adecuadas y llegue en perfecto estado.
Otras etiquetas utilizadas son: “Mantener seco”, “No apilar”, “No despaletizar”, etc.
3. Etiquetas de materias peligrosas
Imprescindibles cuando el envío contiene productos químicos, tóxicos, inflamables, etc. Existen etiquetas específicas con distintas advertencias de peligro, para asegurar la correcta manipulación del paquete en todo momento y evitar accidentes.
4. Etiquetas especializadas
Contienen información muy específica para artículos especialmente delicados, por ejemplo, componentes electrónicos, ordenadores, placas, etc. Este tipo de productos son sensibles a la electricidad estática y deben viajar son la señalización adecuada y en embalajes antiestáticos.
Toma nota de estos 5 consejos básicos para etiquetar un envío
A veces es por descuido, otras veces por desconocimiento… La cuestión es que hay paquetes que no llegan a su destino o sufren retrasos importantes porque hay errores en el etiquetado.
Aquí te comentamos lo básico que hay que tener en cuenta para etiquetar correctamente tus envíos. Quizá te parezca que alguna indicación es muy obvia, pero la realidad y la experiencia muestran que no está de más revisar todos los pasos, ya que en ocasiones lo más sencillo es justo lo que no se hace bien.
Y por supuesto, si delegas en un software con capacidad para generar las etiquetas, te vas a ahorrar muchos problemas.
1. Revisa los datos
Solo te lleva un minuto y puede ser la diferencia entre que tu paquete llegue a su destino… o haya alguna incidencia.
- Destinatario: no te olvides de poner toda la información necesaria para facilitar la entrega. Los datos básicos son nombre y apellidos, empresa (si procede), dirección, código postal, ciudad, provincia. También el país, si se trata de un envío internacional
Si puedes, incluye el número de teléfono del destinatario para que el mensajero pueda ponerse en contacto con él si no localiza el lugar de entrega.
- Remitente: los datos de la persona que hace el envío también son importantes, incluído el teléfono por si resulta imposible contactar con la persona destinataria.
2. Coloca la etiqueta de forma segura
¿Qué quiere decir esto? Simplemente, que no se despegue durante la manipulación y el trayecto. Si es adhesiva, debe quedar bien pegada, haciendo contacto en toda la superficie.
Si el adhesivo no te ofrece suficiente confianza, refuérzalo con cinta transparente.
3. Ubica la etiqueta en el lugar correcto
Las etiquetas de envío suelen ir ubicadas en la parte superior del paquete.
Y, por supuesto, no pegues etiquetas en las esquinas, especialmente si van a tener que pasar por un lector de código de barras: puede que la información no se recoja correctamente.
Ten en cuenta que una etiqueta dañada o ilegible puede suponer que el envío no llegue a su destino.
4. Elimina distracciones
No querrás que el mensajero se haga un lío con información innecesaria, etiquetados antiguos (si estás reutilizando el embalaje) u otros mensajes impresos que no tengan nada que ver con el envío en cuestión.
Por tanto, elimina u oculta todo lo que no sean datos relevantes. Limpia el embalaje de etiquetas anteriores que puedan generar confusiones.
5. Incluye advertencias para la manipulación
Si crees que son convenientes para que tu envío llegue sin sustos, debes utilizarlas.
La más común es la advertencia de “frágil” o ”muy frágil”, en una etiqueta adhesiva bien visible. Suele tener un fondo de color llamativo (normalmente rojo o naranja) y se recomienda ponerlas en todas las caras del paquete, para que estén siempre visibles desde cualquier ángulo.
¿Te ha resultado útil este artículo? Si te has dado cuenta de la importancia del etiquetado, entonces has cumplido su objetivo. A partir de ahora, cada vez que vayas a crear una etiqueta, pon atención en todos estos puntos y verás que los problemas con los envíos se reducen al mínimo.
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