¿Estás seguro de que gestionas tu almacén de la manera más eficiente posible? ¿Cuánto hace que no revisas los procesos para optimizarlos? ¿Sabes que una gestión eficaz puede mejorar muchísimo tus resultados?
El almacén es un eslabón fundamental en la cadena de suministro, por lo que una gestión eficiente, tanto del espacio como de los recursos disponibles, es esencial para que tu empresa sea competitiva.
Sin embargo, a menudo es una parte que se descuida. Las rutinas, los procesos ineficientes, la repetición de tareas, la suma de errores… Un almacén mal gestionado puede mermar la productividad de la empresa y proyectar una mala imagen ante tus clientes.
Como no queremos que eso ocurra, hoy vamos a ayudarte: te mostramos cuáles son las claves que tienen en común los almacenes eficientes, para que puedas implementarlas en el tuyo.
Gestión de almacén: qué es y por qué es tan importante para el funcionamiento de tu empresa
La gestión de almacén es una de las tareas logísticas más complejas, por la variedad de procesos que concentra: recepción de mercancías, almacenamiento, preparación de pedidos, expedición…
Cada almacén tiene unas características propias, en función del tipo de actividad que desarrolle y las necesidades logísticas que implique.
Por ejemplo, ¿en qué se parece un almacén de frutas y uno de componentes electrónicos? ¿Qué pueden tener en común un almacén de productos farmacéuticos y otro de materiales de construcción?
Nada, aparentemente. Sin embargo todos tienen un objetivo básico en común: que la cadena de abastecimiento funcione de forma ágil, fluida, sin errores y con los menores costos posibles.
De ahí que sea tan importante diseñar una estrategia logística a la medida de cada almacén, teniendo en cuenta sus necesidades particulares y buscando la forma de optimizar los recursos disponibles.
Y hacerlo, además, integrándolo en el funcionamiento de la empresa, en total coordinación con el resto de áreas.
Gestionar un almacén de forma eficiente condiciona la evolución del negocio y los resultados empresariales. Estas son las principales ventajas de un almacén eficiente:
- El stock siempre está controlado: no se acumula mercancía en exceso pero tampoco se producen desabastecimientos.
- Se ahorra tiempo: una mejor organización sintetiza los recorridos internos y otros procesos.
- Se reducen las pérdidas de mercancía: se minimizan los deterioros accidentales y se controlan mejor las caducidades y la obsolescencia de los productos.
- Se ofrece un mejor servicio al cliente: sin errores, más rápido y fiable.
- Se ajustan los recursos humanos: la optimización de procesos, implementando las automatizaciones necesarias, lleva a un nuevo diseño organizativo y optimización de la mano de obra.
En líneas generales: más control, mejor uso de los recursos, menos gastos.
¿Vemos las claves para lograrlo?
Cómo mejorar la gestión de almacén en 3 pasos
Hay un ABC que es común a todos los almacenes, independientemente del sector o el tipo de actividad que realicen.
Optimizando estos 3 aspectos, la eficiencia de cualquier almacén experimenta un gran avance. Toma nota:
1. Mejora el diseño de tu almacén
Si tu almacén parte de cero, este es el punto de partida: un buen diseño del layout del almacén es básico para un funcionamiento eficiente.
Tampoco descartes revisar el diseño si te planteas una reorganización o una ampliación. Puede ser un buen momento para mejorar la distribución del espacio y que se ajuste mejor a los objetivos de la empresa.
Lo fundamental de un buen diseño de almacén es que facilite el tránsito de la mercancía sin ocasionar cuellos de botella. El movimiento desde la entrada hasta la salida debe ser fluido.
Para eso es importante diseñar bien las rutas dentro del propio almacén: cuanto más cortas y eficientes, mejor. Ahorrarás tiempo y energía.
El diseño del almacén también tiene en cuenta cuál es el tipo de estantería adecuado y la maquinaria necesaria para agilizar el transporte y almacenamiento de la mercancía.
2. Controla el stock
En cualquier almacén, el stock es uno de los parámetros más críticos y que más relevancia tiene en cuanto a estrategia. La razón es muy sencilla: la mercancía cuesta dinero.
Acumular en exceso y tener productos parados no es recomendable. El espacio tiene un coste, y además, cuanto más tiempo pase la mercancía parada, mayor es el riesgo de deterioro o accidente.
Por otra parte, tampoco es buena idea arriesgarse a tener poca mercancía disponible y no poder atender pedidos por falta de productos.
Entonces, ¿cuál es el stock óptimo? La clave es alcanzar un equilibrio, con previsión suficiente pero no excesiva.
Pero el control del stock va mucho más allá. Entre otras cosas, es necesario tener un registro fiable de todas las entradas y salidas, y establecer criterios para determinar qué productos deben expedirse antes para evitar vencimientos y deterioros.
Hoy por hoy, no es recomendable gestionar el stock de forma manual. Por eso la tendencia es erradicar el papel e implementar métodos digitalizados que permitan un control total del inventario.
3. Automatiza procesos
Aunque en un principio pueda suponer un cierto desembolso, la automatización de procesos es el camino a seguir, siempre pensando en el retorno de la inversión a medio o largo plazo.
Según el tipo de almacén, hay múltiples posibilidades de automatización, que se pueden llevar a cabo de manera escalonada siguiendo una estrategia.
Estos son algunos ejemplos de opciones de automatización:
- Recepción y expedición de mercancías: existen sistemas automáticos para facilitar la carga y descarga de camiones.
- Almacenamiento: el proceso desde que se recibe una mercancía en el muelle hasta que se coloca en su ubicación correspondiente también puede optimizarse utilizando plataformas de descarga automática, cintas transportadoras, o transelevadores para el almacenaje automático de palets.
- Picking o preparación de pedidos para el cliente: existen distintas opciones tecnológicas para automatizar la fase de preparación, una de las tareas que más recursos consumen. Se puede mejorar la eficiencia utilizando radiofrecuencia, voz, pick to light o put to light.
Lo importante, es analizar las necesidades específicas en cada caso y decidir cuáles son las prioridades en cada almacén particular.
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